Collaborer

Pour travailler en équipe, il faut utiliser des outils numériques adaptés

La collaboration est indispensable au sein de toute structure. Il existe de nombreux outils numériques pour travailler ensemble. Voyons quelques réflexions à aborder au préalable afin de décider quels outils utiliser.

Collaborer, c'est participer à une œuvre avec d'autres personnes¶

Mobiliser ses collaborateur⋅rice⋅s efficacement pour réaliser un travail collectif est souhaitable dans bien des cas, mais ce n'est pas toujours aussi facile qu'on le voudrait... Les différents emplois du temps, l'éloignement physique, les contraintes de circulation de l'information et tant d'autres raisons peuvent rendre la collaboration compliquée. Heureusement, des solutions existent pour (tenter de) résoudre ces problèmes ! Cependant, toutes ne sont pas forcément adaptées aux usages et aux habitudes, et certains outils qui semblent pratiques au début peuvent devenir contraignants. C'est pourquoi il est important de maîtriser les outils : pas seulement savoir s'en servir, mais bien en être maître, c'est-à-dire ne pas être dépendant d'acteurs qui décideraient unilatéralement de l'évolution ou de l'arrêt d'un outil.

Les fiches Collaborer présentent en détail quelques solutions qui permettent de répondre aux besoins de la collaboration et dont il est possible de conserver le contrôle.

Une question de confiance¶

Utiliser un service en ligne (on dit aussi un service cloud), revient à stocker ses informations sur l'ordinateur de quelqu'un⋅e d'autre. Il est donc nécessaire d'avoir confiance dans cet autre acteur et d'en connaître les motivations. Par exemple, s'il⋅elle a intérêt à ce que vous adoptiez une certaine façon de travailler, il⋅elle va pouvoir modifier ses outils pour vous y pousser.

Vous faut-il pour autant travailler seul⋅e, en stockant vos fichiers uniquement sur votre ordinateur, en local ? Heureusement non : vous pouvez héberger vos fichiers et profiter des services de quelqu'un⋅e en qui vous avez confiance.

Par exemple, certaines associations ou entreprises s'engagent avec une charte de confiance et proposent des solutions basées sur Nextcloud, une suite d'outils permettant aussi bien le stockage et le partage de documents que l'édition collaborative ou encore la gestion de calendrier Nextcloud. En somme, vous devez trouver un tiers de confiance et évaluer sa fiabilité ou bien créer vous même votre service en ligne.

Partager, oui, mais partager bien¶

Lorsqu'on partage des documents, il est important que tou⋅te⋅s les collaborateur⋅rice⋅s puissent les consulter et les modifier dans les mêmes conditions. Les formats ouverts sont sous licence libre, ils peuvent être interprétés et modifiés avec une majorité de logiciels (libres ou non libres). On appelle cela l'interopérabilité. Celle-ci est d'ailleurs décrite dans un document présentant un ensemble de normes et bonnes pratiques communes aux administrations publiques françaises dans le domaine informatique : le référentiel général d'interopérabilité (RGI).

Le format OpenDocument est un exemple de format ouvert pour toutes les applications de bureautique (.odt pour le texte, .ods pour les feuilles de calcul...)

Réunions et prise de rendez-vous¶

Des outils comme Skype ou Doodle sont largement utilisés pour organiser des réunions à distance. Or, ces services nous rendent dépendant⋅e⋅s d'entreprises dont les intérêts ne sont pas forcément les nôtres. Skype est par exemple devenu bien moins fluide dans sa version gratuite depuis son rachat par Microsoft, et Doodle a décidé du jour au lendemain de devenir payant pour un certain nombre de fonctionnalités. Pour éviter cela, Jitsi Meet et Framadate, deux logiciels libres, peuvent facilement remplacer ces solutions. Ce sont deux exemples qui vous montrent que pour travailler ensemble, il n'est pas utile d'obliger les collaborateur⋅rice⋅s à devenir captif⋅ve⋅s d'un service.

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