Nextcloud -- Contacts & Agenda

Synchroniser et partager des contacts : un outil stratégique

On peut avoir un usage strictement personnel des applications Nextcloud, mais l'intérêt de cette solution s'en trouve largement grandi lorsque l'usage est collectif.

Des applications¶

Les applications Contacts et Agenda sont des applications installées d'emblée dans Nextcloud. Bien sûr, selon l'instance sur laquelle vous avez un compte, elles seront plus ou moins accessibles. Tout dépend de la manière dont les personnes chargées de l'administration de l'instance ont configuré Nextcloud pour leurs utilisateur⋅rice⋅s.

De votre côté, c'est à vous qu'il revient de configurer sur votre machine ou votre smartphone les applications qui pourront se connecter aux applications de contact et d'agenda de votre instance Nextcloud. Le principe consiste à synchroniser vos données de manière à ce que tous vos dispositifs soient accordés.

Synchroniser¶

La synchronisation se configure assez facilement sur de multiples dispositifs. Elle s'applique à la gestion des contacts sur un smartphone, la liste des contacts d'un client de courriel sur un ordinateur, ou l'interface web de Nextcloud. De même, la gestion de votre emploi du temps, de vos rendez-vous et toutes les invitations, pourront indifféremment se gérer via vos appareils ou l'interface web. Même les tâches peuvent se synchroniser (avec l'application Tâches de Nextcloud ou OpenTasks sur smartphone).

Pour configurer tout cela, reportez-vous aux instructions d'utilisation de votre instance ou du manuel Nextcloud. Pour l'essentiel, il s'agit de se connecter via un protocole (WebDAV), utilisable sous n'importe quel système d'exploitation.

L'avantage de la synchronisation des contacts sur plusieurs appareils consiste à ne pas restreindre l'usage de votre liste de contacts sur un seul dispositif. Par ailleurs, l'erreur courante consiste à créer des contacts dès que le besoin se présente, indépendamment du dispositif, ce qui crée de nombreuses redondances et erreurs et rend difficile la gestion des contacts.

Concernant l'agenda, il est bien utile de pouvoir l'avoir sous la main lorsque vous utilisez votre PC comme lorsque vous êtes en déplacement et que vous avez uniquement votre smartphone. Dans l'un ou l'autre cas, vous savez que vos informations seront les mêmes sans avoir à les recopier ou connecter « manuellement » vos appareils.

Collaborer¶

À partir d'un compte, vous pouvez synchroniser vos propres contacts, les garder pour vous, ou créer une liste de contacts que vous pouvez partager avec vos collaborateur⋅rice⋅s. Vous pouvez aussi utiliser votre session avec votre agenda et partager uniquement certains événements.

Nextcloud fonctionne avec une gestion fine des droits d'accès. Il est donc possible, dans une équipe, non seulement de partager une liste de contacts, mais aussi de déterminer qui a accès à telle liste de contacts ou telle autre. Chaque modification sera synchronisée entre tous les membres de l'équipe : adieu les contacts incomplets, les oublis, les petits bouts de papier perdus. La gestion de l'agenda obéit aux mêmes principes, en particulier lorsque contacts et agenda interagissent : gérer les congés, organiser des réunions, créer des invitations, partager un agenda public, organiser des permanences.

Tout cela permet à une équipe de maîtriser l'emploi du temps sans avoir à multiplier les échanges par messagerie.

Bonnes pratiques¶

Lorsque vous collaborez avec d'autres personnes, n'oubliez pas de penser que tou⋅te⋅s vos collaborateur⋅rice⋅s n'attribuent pas toujours la même pertinence à chaque information. Si vous organisez une réunion, son objet, ses horaires et les noms des participant⋅e⋅s sont trois informations différentes. De même, une fiche contact peut contenir de multiples informations sur une personne (nom, prénom, numéro de téléphone personnel ou professionnel, adresse courriel personnelle ou professionnelle, adresse postale, etc.). Chaque information n'a pas obligatoirement vocation à être connue de tou⋅te⋅s.

Ainsi, lorsque vous partagez des contacts ou un agenda, veillez à ce que les autres utilisateur⋅rice⋅s obtiennent un niveau d'information adéquat : le choix de tout partager indifféremment par souci de rapidité peut-être lourd de conséquences. Nextcloud permet de gérer correctement des droits d'accès individuellement ou par groupe via l'interface web et de manière très facile. Profitez de ces fonctionnalités précieuses.